Blog

Waarom alarmen en rapportages uit een EMS niet gelezen worden en 5 gouden tips hoe dit beter kan!

23 mei 2018

Mooi, je zet je dagelijks ontzettend in op het energiemanagement van jouw organisatie. Je hebt zelfs het EMS helemaal zo in kunnen richten dat het geheel automatisch iedereen in je organisatie dagelijks voorziet van de laastste afwijkingen op energieverbruik. Toch krijg je nou niet direct de indruk dat iedereen op de hoogte is van deze informatie. Zeer waarschijnlijk kijken de mensen die de rapporten en alarmen ontvangen er niet (meer) naar. 
We geven je daarom 5 gouden tips welke informatie belangrijk is en hoe je hierover het best communiceert. Grote kans dat jouw organisatie hierna weer nieuw enthousiasme krijgt voor energie besparen, met als resultaat:
meer tijd voor goed energiemanagement!

Wat is een EMS?

EMS staat voor Energy Management System, ook wel afgekort als EnMS (ISO 50001). Volgens de oude standaard  bestaat een EMS alleen uit hardware en software. Een EMS helpt je bij:

  • Monitoring: met regelmaat verzamelen van informatie over energieverbruik om een basis voor goed energiebeheer te leggen en afwijkingen en doelen te bewaken. 
  • Analyses: een informatiesysteem dat gegevens over energieverbruik opslaat en analyseert. Het helpt om trends in energieverbruik te identificeren in bijvoorbeeld een productieproces of een verbruik van een gebouw in relatie tot de buitentemperatuur. 
  • Doelen: doelstellingen om het energieverbruik te verminderen of te beheersen op basis van een geschikte norm of benchmark.
  • Controle/sturen: uitvoeren van (management) maatregelen om eventuele afwijkingen te corrigeren.

Dit is een conservatieve definitie van een EMS systeem en is voornamelijk gericht op het bijsturen van enkel de aanwezige technische installaties. Volgens de nieuwe standaard is een EMS centraal gericht op menselijke invloeden in energieconsumptie. Volgens deze benadering horen hier ten minste de volgende onderdelen bij:

  • Betrokkenheid/Participatie:: het belangrijkste doel is om acties van gebruikers te verbinden met energieverbruik. Door (neartime) verbruiksinformatie weer te geven, zien gebruikers de onmiddellijke impact van hun acties. Gebruikers weten dat hun acties direct kunnen zorgen voor een substantiële vermindering van het energieverbruik.
  • Systeemarchitectuur: een EMS wordt tegenwoordig gevoed met data uit slimme energiemeters, sensoren en apparaten die het energieverbruik bewaken en factoren die het verbruik beïnvloeden. Deze apparatuur verzendt gegevens via een bedraad of draadloos netwerk naar een centrale server. Een interactieve applicatie helpt bij het analyseren en rapporteren van informatie, terwijl gebruikers worden betrokken in een actief energiebeleid.

Dus nu weet je dat een EMS tegenwoordig veel meer gericht is op de menselijk kant van energiemanagement.
Hoe neem je dit nu mee in de interne communicatie naar je collega's? Hieronder 5 gouden tips waarmee jouw energierapporten en alarmen weer de moeite waard worden om gelezen te worden:

1. Stem af op de ontvanger
Maak geen ‘quarterly sustainability report’ waarin u de energiekosten, alle uitgevoerde maatregelen en de CO2 emissies bij elkaar op één pagina wilt proppen. Nee, maak een apart financieel overzicht voor de controller, een milieurapportage voor de KAM-coördinator, een wekelijks verbruiksoverzicht voor de technische dienst en een maandrapport voor de projectcoördinator. Het is meer werk, maar iedereen krijgt zinvolle informatie.

2. Alarmen: verstuur er te weinig
Het klinkt gek, maar laat die lichten maar een keer onnodig branden zonder dat je het merkt. Je hoeft niet iedere uitzondering te vangen. Als je alarmen instelt heb je maar twee keuzes: er te veel of te weinig ontvangen. De techneut achter het EMS neigt naar te veel en wil alles regelen. Maar de conciërge hoeft niet te weten dat er vannacht € 2,46 verspild waardoor hij met het dagelijks wegklikken van alarmen die ketelstoring mist die al 10.000 euro heeft verspild. Als je een alarm verzendt moet er echt wat aan de hand zijn.

3. Maak actie makkelijk
Oké, je hebt een zinvol alarm verstuurd. Het gasverbruik was twee keer zo hoog als verwacht. En nu? Weet de ontvanger wat er van hem verwacht wordt? Staat er een telefoonnummer in je alarm e-mail zodat de facilitair medewerker direct de energiecoördinator te pakken krijgt (die hopelijk weet waar het over gaat, omdat hij zelf het alarm uit eSight ook al ontvangen heeft). En, kleine moeite, een hyperlink in het alarm waardoor de ontvanger meteen naar de juiste analyse in het EMS kan gaan.

4. Een paar KPI’s en hou je er aan!
We hebben deze warme week meer elektriciteit gebruikt, zelfs als we voor koelgraaduren corrigeren en de lagere bezetting van het kantoor. Huh, wat zegt je??
Als de doelstelling van het bedrijf 2% energiebesparing per jaar is en 50% CO2 reductie in 2020 (bijvoorbeeld), zorg dan dat het hele bedrijf de doelstellingen kent en rapporteer daar over. “We zitten niet op target” is zinvoller informatie. En dat is dan voor de energiecoördinator de aanleiding om de hele trukendoos van het EMS open te gooien. De regressie analyses met koeling en bezetting leveren hem zinvolle informatie op dat de koeling en de verwarming tegelijk aanstond… Ai

4. Plan, do, check, ACT!
Vergeet nooit dat alle informatie die je rondstuurt in de vorm van analyses, rapporten, alarmen, dashboards, et cetera in dienst staan van energiebeheersing en -besparing. Informatie is een hulpmiddel. Vertel wat je verwacht van mensen dat ze DOEN en zorg ervoor dat ze het met jouw mooie rapport in hun handen ook kunnen uitvoeren. Vergelijk het met de informatie van een snelheidsmeter in de auto. Je kan niet van het wijzertje verwachten dat de auto zich daarmee aan de maximum snelheid houdt. Zorg dat er borden langs de weg staan, zodat duidelijk is wat de norm is (zorg voor KPI’s). Zorg dat de automobilist op rijles is geweest en bij voorkeur ook zijn rijbewijs heeft gehaald (zorg voor competenties). Zorg dat de bestuurder op zijn minst bij de rem en het gaspedaal kan (zorg voor voldoende middelen) en bovenal: vraag de chauffeur niet om binnen een uur van Maastricht naar Amsterdam te rijden en zich aan de snelheid te houden (haalbare, niet conflicterende, SMART doelstellingen).

Natuurlijk kunnen we alle bovengenoemde voorbeelden samen met u realiseren met ons EMS eSight

Is er binnen uw organisatie ook meer behoefte aan waardevolle stuurinformatie over energie? 
Laat het ons weten en neem contact op met Chris Biermans